Permite a troca de informações internas na organização entre um setor e diversos outros, exibindo a data e hora que cada setor recebeu, gerando um registro de quem acessou, leu ou respondeu. Este tipo de processo permite que seja anexado diferentes documentos.

O Protocolo é iniciado a partir de qualquer demanda que necessite da atenção do órgão, seja ela proveniente da carta de serviços ou de um requerimento específico. Após a abertura deste trâmite, o fluxo percorrerá os setores responsáveis conforme desenho pré definido até a sua finalização (devolução ao contribuinte).

A Carta de Serviços é o elo de ligação entre órgãos públicos e contribuintes, visando facilitar o acesso aos serviços prestados. Deste modo, é dado início à abertura do Protocolo Eletrônico. O objetivo será sempre disponibilizar na página do município os serviços eletrônicos a serem prestados.

Pode ser feita pelo site ou manualmente, alocando as informações de local e ocorrência. O sistema gerará o comprovante automático de atendimento, permitindo o acompanhamento por ambas as partes, de forma segura e sigilosa, possibilitando também a abertura de um evento de forma anônima.

Possibilita a criação de um documento e o seu devido encaminhamento para diversos departamentos ou setores, tendo a possibilidade de habilitar a visualização para terceiros ou um grupo/entidades específicas, além de permitir o envio público para um número significativo de pessoas.

A plataforma auxilia de maneira intuitiva a edição e envio de ofícios formais diretamente às entidades desejadas, podendo também recebê-los de volta através de e-mails rastreáveis para conferência do processo e leitura de sua resolução, garantindo assim a execução do fluxo desejado com segurança e assertividade.

Aos processos majoritariamente jurídicos com resolução direta, a Citação se faz necessária. Por se tratar de uma convocação, é preciso o acompanhamento de todo o processo que será feito através da automação. Inclusive com controle de recebimento e leitura de e-mail facilitando a comprovação da entrega da mesma.

Controle de emissão de pareceres, permitindo o registro do documento a ser embarcado ou incluído em outro documento, permitindo também o controle automático da numeração e a inserção do mesmo em um processo aberto.

Diferenciais como mapeamento de zonas, georreferenciamento de pontos da cidade, acompanhamento de gráficos, relatórios (BI) entre outros, trazem comodidade e conforto na hora da decisão, criando uma plataforma de dados consistente e inteligente para uma gestão mais eficaz.

É possível classificar e filtrar qualquer dado dentro do sistema. Os gráficos auxiliam também na geração de estatísticas da instituição, o que deve ser utilizado como parâmetro posteriormente. Relatórios Gerenciais, de controle e acompanhamento de PRAZOS e TAREFAS, efetivo controle sobre as atividades de toda equipe de colaboradores.

O chamado técnico será encaminhado à setores específicos (como TI) após ser aberto por um usuário, seja ele externo ou interno. Nele será possível vincular o número do patrimônio com a mensagem editada pela ferramenta ‘Editor de Texto.’